Để dữ liệu thoả mản hình thức chuẫn hoá , chúng cần đảm bảo:
* Một cột phải chứa một giá trị cơ bản, nghĩa là không có chuyện dùng mảng hay bất cứ gì bên trong ô
* Mỗi cột phải có một tên duy nhất
* Bảng phải có một tập giá trị để nhận ra duy nhất một dòng(đây gọi là khoá chính)(*)
* Không có hai dòng giống nhau.(*)
* Không được lặp lại nhóm dữ liệu(**)*: Giải pháp chính là cột TT bên trong ví dụ, cột đó bắt buộc phải tăng giá trị lên 1 một cách tự động khi thêm bất cứ một hàng nào một hàng nào.
Điều này tất nhiên sẽ khến không có một hàng nào giống nhau.
**: đả giải thích ở ha bài trước
Trục trặc khi cập nhật - xoá - thêm thông tin, cách giải quyết mà ta đưa ra là tạo thêm một bảng ở bài trước đã đưa dữ liệu về hình thức chuẫn hoá.
Khoá chính: là cột hay nhóm cột, nhận ra duy nhất một hàng, ta có thể dùng STT, số CMND làm khoá chính, điều đó tuỳ vào dữ liệu của bạn.Thường thì ta dùng STT và đặt cho chúng thuộc tính tự động tăng giá trị để không bao giờ bị trùng lặp. Ví dụ như bạn thêm thông tin của một học sinh trong lớp, thông tin đưa vào không cần cội TT và cột thứ tự sẽ tăng lên, tránh trường ngáy ngủ, viết liền hay lộn khiến trùng lặp hay bỏ sót.
Nói chung là bạn phải làm như thế nào cho khi ta thêm, xoá, cập nhật thông tin đảm bảo: tiện lợi, không trùng lặp, không làm mất dữ liệu là OK.
Để tránh các lỗi này, không gì khác là thực hành nhiều. bạn hãy tưỡng tượng ra là mình là một người làm việc sổ sách cho lớp, cho công ty, đặt ra các yêu cầu, tình huống liên quan và thử giải quyết.
Để quan hệ giữa các bảng thông tin làm việc tốt nhất, ta phải tính toán xem chúng sẽ có quan hệ với nhau như thế nào.
Đó là các hình thức quan hệ.